Déplacement professionnel : frais, réglementations et obligations
L’employeur et le salarié doivent respecter les modalités imposées par la loi pour tout déplacement professionnel. La réglementation varie selon la durée et le nombre de kilomètres réalisés pour un voyage lié à l’activité professionnelle du salarié. Combien coûte un déplacement professionnel ? Quelles sont les réglementations et les obligations ?
Qu’est-ce qu’un déplacement professionnel ?
Tous les voyages effectués par un salarié ne sont pas considérés comme un déplacement professionnel. Le trajet pour se rendre sur son lieu de travail, par exemple, est un déplacement personnel. En effet, le salarié a le choix d’utiliser son véhicule personnel (voiture, moto, vélo…), les transports en commun, etc.
Mais un déplacement réalisé dans le cadre de l’une des missions du salarié doit être pris en charge par l’employeur.
Le grand déplacement
Un simple aller-retour entre le lieu de travail et un restaurant pour rencontrer un client ne répond pas aux mêmes obligations qu’un voyage où le salarié ne peut pas rentrer chez lui à la fin de la journée. Ce dernier cas est appelé grand déplacement. L’employeur doit donc verser des indemnités de grand déplacement au salarié concerné.
Vous retrouverez les indemnités de grands déplacements dans le barème des allocations forfaitaires pour frais professionnels.
Les réglementations et les obligations à suivre pour un déplacement professionnel
Informer le salarié
Si le contrat de travail mentionne la possibilité de réaliser un déplacement professionnel, l’employeur doit cependant l’indiquer clairement au salarié. Ce dernier doit être mis au courant dans le cas où ses missions l’amènent à faire un voyage d’affaires.
L’employeur doit rédiger un document récapitulant les conditions du déplacement professionnel (zone géographique, durée, mesure de sécurité…).
Verser des indemnités
L’employeur a l’obligation de rembourser les frais de transport (ainsi que les frais liés à l’hébergement et aux repas) si le salarié doit voyager loin de son domicile sur un ou plusieurs jours. À la fin de son voyage, le salarié doit faire parvenir à l’employeur une note de frais ne comprenant que les dépenses prévues pour réaliser le déplacement professionnel.
Il existe des cartes bancaires professionnelles pour contrôler les dépenses des salariés. Là, l’employeur n’a donc pas à recevoir de note de frais à rembourser par la suite : l’argent nécessaire pour réaliser le voyage est accessible via la carte bancaire de l’entreprise, qui est confiée au salarié le temps du déplacement.
Offrir un moyen de transport
S’il est évident que le salarié concerné doit avoir son permis de conduire, il n’est cependant pas tenu d’avoir un moyen de transport pour remplir ses missions à l’extérieur de son lieu de travail. C’est donc l’employeur qui doit fournir un véhicule adapté à la situation.
Un déplacement professionnel est soumis à des règles : si le salarié doit partir loin de chez lui, l’employeur s’engage à rembourser les frais liés au voyage (essence, logement et repas). Le salarié fait parvenir une note de frais à l’employeur, qui versera une indemnité selon la loi, mais aussi l’accord de l’entreprise.
