Barème d’indemnité kilométrique : comment calculer ses frais en 2020 ?
Le barème d’indemnité kilométrique permet à vos salariés de déduire leurs frais professionnels (dont frais de route) de leur déclaration annuelle de revenus.
Votre entreprise doit alors verser une indemnité compensatoire – forfaitaire ou non – appelée indemnité kilométrique.
Cet avantage fiscal vous concerne vous ainsi que vos salariés s’ils doivent utiliser leur véhicule personnel dans le cadre professionnel, et ce, quel que soit leur salaire.
Quelles solutions pour bénéficier de l’indemnité kilométrique en 2020 ?
En l’absence de réglementation de votre part, vos salariés disposent de trois solutions pour bénéficier des indemnités kilométriques :
- Calculer leurs frais réels en utilisant les barèmes de l’administration. Les barèmes proposés pour l’usage d’un véhicule à deux ou quatre roues couvrent les frais de carburant, d’assurance et de réparation.
Pour ce qui touche aux frais de stationnement et de péage, il est possible de bénéficier d’une déduction spécifique. - Déduire leurs dépenses réelles en fournissant les justificatifs correspondants, datés et spécifiés. Idem ici pour les frais de stationnement, de péage, et d’intérêts pour crédit automobile.
- Déduire 10% de leur revenu imposable de manière forfaitaire.
Dans le cas où vous réglez la manière dont vous rembourser les frais de vos salariés, ceux-ci devront vous fournir les justificatifs à date et spécifiés.
En revanche, si vous optez pour un remboursement forfaitaire, il vous faudra vous baser sur le barème d’indemnités kilométriques de 2020.
Comment fonctionne le barème d’indemnités kilométriques en 2020 ?
Le barème des indemnités kilométriques est mis à jour chaque année. Il dépend de l’État et ne peut être réglementé par les conventions collectives.
Le barème des indemnités kilométriques permet de calculer les sommes que vos salariés doivent reporter sur leur déclaration de revenus.
Il dépend de 2 facteurs : le nombre de kilomètres parcourus dans le cadre de leur fonction avec leur véhicule personnel ainsi que la puissance fiscale de leur véhicule.
Attention, les indemnités forfaitaires ne concernent que les véhicules à moins de 7CV. Si le véhicule de votre salarié dépasse ce plafond, il ne sera remboursé que pour 7CV.
Quelles conséquences pour votre trésorerie ?
En cas d’indemnisation forfaitaire, votre entreprise peut bénéficier de déductions.
En effet, les indemnités kilométriques versées à vos salariés sur la base du barème officiel sont en principe déductibles de votre résultat imposable.
Pour ce qui est des salariés, les indemnités peuvent être exonérées de leurs cotisations sociales, toujours selon le barème. Pour ce faire, vos employés doivent tenir leurs notes de frais au carré et justifier chaque déplacement professionnel au moyen d’un ticket ou d’une facture.
En outre, le barème d’indemnité kilométrique est un outil très utile pour vous aider à mieux gérer votre trésorerie, année après année, et de procéder ainsi à certains ajustements.
Dans le cas où vos salariés empruntent souvent leur voiture personnelle dans le cadre professionnel, il est nécessaire de les encourager à avoir une bonne gestion de leurs notes de frais.
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